『何かやってしまったり、「ヒヤッ」とすることがあったら、上司に相談をするように。』
新人教育関係なく、『小さな事でも何かミスや事故が起きたら（起きそうになったら）しっかり報告しよう！』という指導が定期的にされていたものです。
私は、エネルギーが有る限り何かやってしまったり、ヒヤッとするようなことがあったら極力報告するようにしました。
当たり前ですが、報告すればその度に報告書を書くことになります。
今となっては呼吸をするようにその報告書を描けるようになったのですが、新人時代はそうはいきません。
「また、報告書…」
そう、報告するのは良いのですが、「また、私はミスをした」ついそんな気持ちになってしまい、その度に私は落ち込んでいたのです。
しかしその内、落ち込んでも落ち込まなくても結果は変わらない、むしろその現実に前向きに取り組まないと損だと思うようになりました。
調べたところによると、「仕事 ミス 落ち込む」とネットで検索されている回数は、日本で720回であると言う事がわかりました。(Ubersuggestより）
本日は、そのように検索をかけているあなたへ向けて、私が仕事のミスやインシデントから立ちなおる方法をご紹介します。
「インシデント野郎」と呼ばれた私が、仕事のミスから立ちなおる方法を伝授する
初めての報告書を書く時というのは一番落ち込むと思います。
なぜなら、仕事を覚えている最中のインシデントレポートという存在は、「よくわからない」上に、いかにも「ヤバそうな書類」だからです。
なぜそれがわかるかというと、私が新人時代インシデントレポートを書いた第一号だからです。
脳裏によぎるマイナス思考、しかしこれは多分私だけじゃないはずです。
私が見てきた後輩の中には書類の恐ろしさに涙しながら相談してくれたり、私が休みの日にわざわざ「すみません、レポートを書きました」と電話で報告してきた人もいました。
そう、インシデントレポ－トは恐らく、多くの新人さんにとってはその深刻さがまるでわからないのです。
それでは、ミスをしてもなるべく早く立ちなおる方法をご紹介します。
仕事のミス（インシデント・アクシデント）は「無くならない」という事を受け入れる
私は、ミスは極力減らす事ができても、ゼロにするのは無理だと思っています。
なぜなら人間だからです。
まずは、こちらの動画をご覧ください。
（白い服を着た人が、何回パスを回しているか数える動画です。）
パス、数えられましたか？
こちらは、思い込みを体験させてくれる動画です。
白いパスを数えるのに集中する事で、普段であれば気付けるはずのゴリラを見失ってしまう事に気づかせてくれます。
以前、医療安全の研修で初めてこの動画を見た時には驚きました。
ゴリラ動画以外の問題の他にもいくつも引っ掛かったからです。
あなたは気がつきましたか？
そう、なるべく慎重にやろうとしても、「えぇ、ここで！？」ってところでミスしてしまうことはよくあります。
人は、いろいろな事ができて融通が利きます。しかし、誤った解釈をしてしまったり、物忘れしてしまうこともあります。
ですから、何かが起こったとき、「起こしてしまったことはまずは受け止めて」あとはその問題にどう向き合うかだと思います。
レポートを書くことにマイナスなイメージを持たない
前提条件として、「インシデント=悪い事」ではありません。
ここで、ハインリッヒの法則についてお伝えします。
この法則は、1件の重大な事故の背景には29件の軽微な事故があり、さらにその背景には300件のヒアリ・ハットが存在するというものです。
１件の重大な事故を未然に防ぐために、ヒヤッとしたことや軽微な事故は逐一収集し、問題を解決していかなければならないのです。
その小さなミスを未然に発見し報告し、一つずつ解決策を見出す事で、未来に起きるかもしれない重大な事故を防ごうというものです。
原因が、故意であったり、横着してしまった場合には話は変わってきますが、真面目に取り組んだにも関わらず、意図しない結果になってしまった場合には、
「悪気はなかったのに…」
と落ち込むのではなく、前向きにその問題の解決に向き合うべきです。
ここまでお伝えしてもやっぱり落ち込むという方に追加してお伝えすると、落ち込んでも良いことはほとんどないはずです。
もしかしたら、落ち込んでるあなたの姿を見て上司が「うんうん、反省してる」なんて思うことはあるかもしれません。
しかし、反省っていう言葉自体は「自分の行動を振り返って、それで良かったのか考える」ことです。
くよくよする事ではありません。
大切なことは「原因追求」と「解決策」を考えること
仕事でミスしたり、インシデント・アクシンデントを起こした時、考えるべきことは根本的な原因追求と解決策を考える事です。
やむを得なかったその気持ちもわかります。しかし、いかにやむを得なかったかという理由を考えても解決策は出てきません。
同じ環境にいる限り同じようなミスは往々にして生じます。
→（解決策）自分のスケジュール自体を見直す。
→（解決策）マニュアルや作業環境を見直す
必要なことは、根本的な原因を追求し、同じ事を繰り返さぬ様、解決策を考える事です。この２点に集中して考えましょう。
もちろん、結果的に誰かに危害が加わった場合には、誠心誠意の謝罪は必要です。
解決策を考えたら、あとはそれを考えない時間を作る
原因追求と解決策を考え終えたら、あとはなるべくそれを考えない時間を作ることも大事です。
あまりにもずっとそれに頭をとらわれると仕事やプライベートにも支障をきたします。
このとき、なるべく考えないようにするためのオススメの方法は２つくらいあります。
１つ目：きつめの運動をする
息が上がるくらいの運動がオススメです。他のことが何も考えられなくなるので。
私はその場でプランクや腕立て、階段の上り下りをしたりします。
２つ目：他のものに集中する時間を作る
好きな趣味があるならそれをするでも良いと思います。
料理や掃除、集中できる物が良いです。
私は、その場で目をつむり10〜15分ひたすら呼吸に集中します。
この時に、なるべく横隔膜が上げ下げする動きに１点集中します。
すると、ほぼ必ずその時頭から離れないようなことがヒョコっと浮かぶはずです。
浮かんだら、そこから再び呼吸に意識を戻します。
呼吸じゃなくても、好きな食べ物でも良いと思います。
ただ、呼吸は自分で動きをコントロールできる動きなのでイメージしやすいです。
ポジティブにレポートと向き合う方法
ここからは、なるべく前向きにレポートを書く方法をお伝えします。
レポートにはゲーム性を持って取り組む
前向きに取り組むためには、なるべくレポートが自分の経験になる様に工夫しましょう。
レポートを書く事自体に自分で意味を見出さないと多分きついです。
「このレポートは未来の同僚の役に立つはず…」と、まだ見ぬ誰かを想って書くだけではモチベーションは保てません。
ですから、私はレポートにはゲーム性を持って取り組むようにしています。
ゲーム性とは、自分の中でレポートを書く上での目標を作る事です。
以下に私がレポート作成で掲げる目標について書きます。
「なんてわかりやすいインシデントレポートだ！」そんな文章を目標に書く
文章は、通常業務の中でも必須です。
このような機会を使って文章を書く練習をしましょう。
そして、文章は年月が経つにつれ見てもらえる機会は減っていきますが、このようなレポートは必ず誰かが見てくれる貴重な書類です。
提出と併せて添削してもらいましょう。
１０分で終わらせるつもりで書く
インシデントレポートを書いていて思うのは、1時間考えて書いても、10分で考えて書いても内容自体は大きく変わらないという事です。
レポートは時間を決めてなるべく素早く書きましょう。
急いで書こうと思うと、結構不要な情報を考えている暇がないのではかどりますよ。
インシデント・アクシデントレポートの書き方
続いては、なるべくスムーズにレポートを書き出すためのポイントをお伝えしていきます。
経緯や状況を知らない人にわかりやすく伝えよう：４つの項目に分けて考える
４つの項目に分けて考える
- 状況：いつ（日付、時間）、どこで（場所）、誰が（何が）、（何を）起こしてしまったのかを簡潔に書く。
- 原因：直接的な原因とそれを生じるきっかけとなった間接的な原因まで書く。
- 対応：起きたことに対して、いつ（日付、時間）、誰が（何が）、誰（何に）、どう（何を）対応をしたか書く
- 対策：自分が出来る対策と、できれば根本的な原因の解決になりそうなことも書く
不要な情報は省く
- 出来るだけ短い文章にする
- 読み直して不要と感じる情報があれば極力消す
書き直さなくても良いようにどこかに箇条書きする
初めからペンを持って文章を書き始めるのはオススメしません。
ただでさえ業務が増えている状態なので、なるべくスムーズに書き終えられるようにしましょう。
具体的には、マインドマップを使って項目ごとに書き出しておけると頭の中が整理しやすいです。
そして書き直しは大変なので、極力パソコンで打ちましょう。
項目の内容はなるべく重ならないようにする
箇条書きにした内容を、文章として書類に落とし込む際に、内容を重ねて書くこともあるかもしれません。
二度手間になるので、一つの項目に同じ内容はなるべく書かないほうが良いと思います。
報告書を提出する時の注意点
同じ人ばかりに提出しない
報告書を受け取る担当が固定の場合は仕方ないですが、文章をいつも同じ人に提出するのはお勧めしません。
文章の書き方や色は人それぞれだからです。上司がいなければ同僚・後輩でも良いのです。
書いたものを見てもらえる機会なので、その時々で違う人に見てもらいましょう。
そして、提出する際は「文章でわかりにくいところがあれば教えて下さい」と付け加えるのを忘れずに…。
本日のまとめ
- 人は思い込みをしたり間違えたりする生き物だという事を受け入れよう
- 仕事のミスやインシデントを起こしたら、原因追求と解決策を考える事に集中しよう
- 仕事のミスやインシデントを＝「悪い事」と思わない
- レポートを書くときは目標を見出して前向きに取り組もう
今日仕事で「ミスをしてしまった」「想定外の結果になってしまった」あなた。
どうか、落ち込まず、「明日は今日よりきっと良い自分」になると信じて頑張ってください。
私もよく間違えたりミスしますが、前向きに取り組んでいきます。
